“Met alleen een zak met geld was ons dit nooit gelukt”

Gymnastiekvereniging OKK maakt ambities stap voor stap waar met ondersteuning Rabobank

Aan ambitie geen gebrek bij gymnastiekvereniging OKK in Gorinchem. De 107-jarige club weet welke betekenis het kan hebben, zowel in sportief als in sociaal opzicht. En die verantwoordelijkheid wil OKK ook nemen. Goede trainingen in veel verschillende disciplines op goed uitgeruste locaties, een breed aanbod voor veel verschillende doelgroepen, een sociale, bindende rol in de regio en vooral plezier in sport voor zo veel mogelijk mensen. Dat wil de club graag allemaal bieden.

Vlnr.: Louisa Diepenhorst en Gerda Jansse van Noordwijk

Maar hoe krijg je dat voor elkaar met slechts een klein groepje actieve vrijwilligers? Dat vraagt om een degelijk plan. Een structuur waarin je je visie als club bepaalt, doelen stelt, taken verdeelt en voldoende mensen verzamelt om al het werk te doen. Bij de ontwikkeling van dat plan kon OKK wel wat hulp gebruiken. De ondersteuning vanuit de Rabobank bood uitkomst.

De Rabobank weet als geen ander wat de kracht van verenigingen en het verenigingsleven in de samenleving kan zijn. Juist daarom besloot de bank in 2017 als sponsor van de Nederlandse verenigingen de clubs niet alleen financiële steun, maar vooral kennis een begeleiding te bieden bij het verwezenlijken van gestelde doelen. En laat dat nu precies zijn waar OKK grote behoefte aan had. Extra financiële middelen zijn altijd welkom, maar waar begin je als je een verenigingsvisie wilt ontwikkelen en op basis daarvan nieuwe plannen wil maken? NOC*NSF, partner van de Rabobank bij de ondersteuning van sportclubs, koppelde een procesbegeleider aan OKK om de juiste route uit te stippelen.

Op een dinsdagnamiddag kijkt Gerda Jansse van Noordwijk, penningmeester van OKK, met een grote glimlach toe hoe een groep RTT-meisjes zich klaarmaakt voor de training in de gymzaal van het Gymnasium Camphusianum in Gorinchem. Louisa Diepenhorst van de Rabobank, die ook even een kijkje komt nemen, slaat het tafereel met evenveel plezier gade. Alle toestellen en matten zijn zojuist opgebouwd en uitgestald en moeten doorgaans een paar uur later weer worden opgeruimd. Het is het lot van een vereniging zonder thuisbasis. Eerst de training voor de meisjes en later vanavond nog een les voor dames van 50-plus, OKK verzorgt het maar wat graag, in dit geval onder de bezielende leiding van trainster Esmay. “Maar steeds opbouwen en dezelfde avond alles weer afbreken, het is veel werk”, erkent Gerda. Het is één van de redenen dat OKK al een aantal jaren een eigen accommodatie als ultiem doel ziet. De club heeft ook concreet nagedacht over hoe dat doel te bereiken. “Maar dit project opzetten naast de andere ambities die we hebben, was niet reëel. We hebben toen besloten de eigen locatie even te parkeren. Al zijn we recent ingehaald door en enthousiast over hoopvolle ontwikkelingen in dat opzicht …”

Waar willen we naartoe?

Terug naar het begin. Om in aanmerking te komen voor de ondersteuning vanuit de Rabobank, moest OKK een heuse pitch indienen. De club, momenteel met 337 actieve leden, heeft grote ambities. Nieuw aanbod, goede faciliteiten en vooral veel sportplezier voor zo veel mogelijk mensen. “Maar alle operationele zaken eromheen, hoe pakken we dat aan met slechts een klein groepje vrijwilligers?”, schreef OKK letterlijk in de pitch. “We willen graag een visie bepalen: waar willen we naartoe en met welke middelen?”

Daar kon procesbegeleider Gersom Smit wel iets mee. Hij maakte een gedetailleerd werkplan en plande een aantal inspiratiesessies. Het was eerst zaak een goede structuur neer te zetten waarmee de club overzicht kreeg en taken kon verdelen. En het aantal actieve vrijwilligers moest snel worden uitgebreid. Het kleine groepje zeer actieve vrijwilligers maakte de club kwetsbaar. Wie kan extra hulp bieden of taken overnemen als er iemand wegvalt? “Wil je activiteiten ondernemen, dan heb je nu eenmaal voldoende vrijwilligers nodig en waar haal je die vandaan?”, herhaalt Gerda de vraag van destijds. Ze is zelf onderdeel van dat kleine, actieve groepje. Ze is penningmeester, maar heeft samen met de drie andere bestuursleden eigenlijk de hele club op sleeptouw genomen. “Ze doet echt heel veel”, zegt Louisa. “Als er werk aan de winkel is, zegt een aantal mensen eigenlijk altijd; zet mijn naam daar maar bij. Gerda is ook zo iemand. Soms neemt ze té veel taken op zich.”

Welke vrijwilligerstaken precies moesten worden opgepakt, bleek pas goed nadat de structuur in de steigers stond. “We zijn uiteindelijk uitgegaan van zes hoofdthema’s, clusters waarbinnen werk moest worden verzet”, aldus Gerda. “Dat waren secretariaat, sportaanbod, activiteiten en vrijwilligers, communicatie en PR, financiën en materiaal en zaalbeheer. Vanuit die indeling zijn we verder gaan kijken. Welke thema’s binnen die hoofdthema’s waren aan de orde en welke concrete taken lagen er binnen die verschillende thema’s. En vooral; wie wil ermee aan de slag?” De eerste bijeenkomst werd door alle aanwezigen als heel inspirerend ervaren. Er was een mooie opkomst en veel positieve energie. “Gersom heeft bijna iedereen persoonlijk aangesproken. Het idee was dat alle aanwezigen bij de volgende sessie vanuit hun eigen netwerk weer een vrijwilliger zouden meenemen die nu nog niks voor de club deed. Zo moest de totale groep van vrijwilligers zich als een olievlek uitbreiden.”

Leerpunt

De volgende sessie verliep anders dan gehoopt. Ook procesbegeleider Gersom Smit geeft dat terugblikkend ruiterlijk toe. “De opkomst viel tegen. We doen vaker dit soort trajecten en werken ook regelmatig op deze manier. Je begint met een klein groepje en dan ga je opschalen, dan gaat die olievlek zich uitbreiden. Dat lukte, maar slechts tot een bepaald niveau. De structuur die we hadden neergezet, vereiste per thema ook mensen die coördinatie op zich namen en die dienden zich niet zomaar aan. Daar waren de mensen nog niet klaar voor. Dat was een belangrijk leerpunt.

Bovendien was het woord ‘coördinator’ niet helemaal goed gekozen. Toen ik de term ‘gangmaker’ in plaats van coördinator voorstelde, verdween de weerstand om de leiding te nemen in de werkgroepen. Want gangmakers doen niet alles zélf, maar enthousiasmeren ánderen om mee te helpen. Past die rol bij je, dan is dat vooral heel erg leuk om te doen. Soms hechten mensen waarde aan titels als coördinator of manager, maar bij OKK was dat juist niet zo. Het geeft maar weer aan dat procesbegeleiding altijd maatwerk is. En we moesten het dus kleiner maken, concreter. Veel mensen willen best iets doen voor de club, maar willen dan ook weten wanneer ze ergens moeten zijn, wat de taak inhoudt en hoe lang ze er ongeveer mee bezig zijn. Duidelijke uitleg, een persoonlijke benadering, dat werkt. En daar is meer tijd voor nodig. Maar OKK is op de goede weg.”

OKK heeft geaccepteerd dat het meer tijd kost om te komen waar de club wil zijn. Gerda: “We hebben meer doeners nodig, mensen die op een cluster het voortouw nemen. Daar werken we nu hard aan, maar dus op een iets andere manier. De clusters communicatie en vrijwilligers zijn heel belangrijk en lopen nog niet gesmeerd, die moeten we de komende tijd echt vlottrekken. Maar er zit schot in. Suzanne van het secretariaat heeft besloten communicatie beet te pakken, ze gaat mensen actief bij elkaar brengen om taken op te pakken. En trainster Esmay heeft aangegeven vanaf volgend seizoen meer te willen doen op het gebied van activiteiten en vrijwilligers en dan ook zitting te willen nemen in het bestuur. Het cluster sportaanbod loopt steeds beter, maar daar zijn ook heel veel verschillende taken te doen. Er moeten bijvoorbeeld EHBO-cursussen worden gegeven. Een aantal van ons moet een officiële cursus doen, maar voor een grotere groep hebben we twee keer per jaar een soort workshop nodig met basisprincipes, zoals de vereiste handelingen als iemand ten val komt. Ik heb iemand binnen de club die op de ambulance werkt, gevraagd dit verzorgen. Een duidelijke, concrete vraag.”

Eigen locatie?

Het draait allemaal om betrokkenheid. OKK weet wat het wil bereiken en welke sociale, maatschappelijke betekenis de club in de regio kan hebben, maar om die ambitie om te zetten in daden, heb je veel betrokken leden nodig die iets voor de vereniging willen doen. Een eigen accommodatie kan in dat opzicht een sprong voorwaarts zijn en die geparkeerde droom van OKK zou binnen afzienbare tijd zomaar eens uit kunnen komen. De gemeente Gorinchem maakte zich jaren geleden in samenwerking met de plaatselijke hockey- en voetbalvereniging al eens sterk voor de aanleg van kunstgrasvelden en wil nu in een vergelijkbare samenwerking tot betere accommodaties voor de zaalsporten komen. De plannen voor een sporthal voor hand- en basketbal zijn rond, maar ook een splinternieuwe turnhal lijkt mogelijk. “Hier bij Camphusianum trainen we in een gymzaal, maar we hebben eigenlijk de dubbele ruimte nodig, een echte turnhal”, weet Gerda. De plaatselijke politiek onderzoekt nu een plan waarbij een apart wijkgebouw met gymzaal aangepast wordt tot turnhal en ook gaat dienen als buurthuis. “Die buurthuisfunctie zou dan ook onze verantwoordelijkheid worden. Het idee is nu dat de gemeente de zaal neerzet, het karkas, en dat wij het inrichten.”

Een eigen locatie biedt grote voordelen en kan centraal staan bij veel van de andere ambities die OKK heeft. “Onlangs hebben we ook de gemeenteraadsleden daarvan geprobeerd te overtuigen. Elke dag alles in de zaal opbouwen en weer opruimen hoeft dan niet meer, maar een eigen locatie biedt nog veel meer mogelijkheden. Ouders leveren nu vaak hun kinderen af bij de trainingen en gaan weer, maar op een eigen plek kunnen ze makkelijk een paar uurtjes blijven hangen. Ze kunnen in die tijd bijvoorbeeld hun laptop openklappen en wat werk doen of een bardienst draaien. Zo komen ze op een heel natuurlijke manier in gesprek met andere mensen van de club, horen ze wat er speelt, raken betrokken. En met een nieuwe sporthal is er ruimte voor yogalessen, voor het bridgen, voor bingo, noem maar op. De bindende, maatschappelijke functie van zo’n locatie is heel groot. Nu is de vraag vooral of de gemeente de benodigde investering wil doen. En nu er een reële kans is dat de sporthal er komt, merk je het enthousiasme bij iedereen bij OKK. Er is steeds meer positieve energie om taken op te pakken, het is echt een boost voor al onze initiatieven.”

Pure winst

Nu OKK een heldere structuur heeft staan, weet wat de uitdagingen voor de komende periode zijn en wat er gedaan moet worden, is er voldoende overzicht om ook vol in te zetten op die eigen turnhal. Het bewijst nog maar eens hoe belangrijk het werk van de afgelopen maanden is geweest. En wie zich nog mocht afvragen of OKK werkelijk vooruitgang heeft geboekt, wordt wel overtuigd door de documenten die Gerda bij zich heeft. Een heldere organogram van de OKK-organisatie, actieplannen per cluster en alle taken op een rij met erachter het benodigde aantal mensen, de tijdsinvestering en de mogelijke kandidaten. “Kijk ik terug, dan hadden we destijds allemaal stille hoop dat we rond deze tijd een netwerk van tussen de zestig en honderd vrijwilligers zouden hebben waarmee we alle taken konden oppakken”, stelt Gerda. “Zo ver zijn we gewoon nog niet, daar is meer tijd voor nodig. Maar dat maakt de stappen die we hebben gezet niet minder waardevol. En die stappen hebben we door de ondersteuning vanuit de Rabobank kunnen zetten. Met alleen een zak met geld was ons dat nooit gelukt. We wisten wat we wilden bereiken, maar hadden geen idee waar we moesten beginnen, we dreigden te verdrinken. Nu, met de hulp van Gersom, zwemmen we. Dat is pure winst!

“Er is steeds meer positieve energie om taken op te pakken, het is echt een boost voor al onze initiatieven.”

Gerda Jansse van Noordwijk, OKK

Ondersteuning verenigingen past bij identiteit Rabobank

De ondersteuning vanuit de Rabobank is voornamelijk gestoeld op het idee dat clubs meer geholpen zijn met kennis en kunde dan alleen met geld. Het is een benadering die aansluit bij de identiteit van de Rabobank, weet Colinda van den Tol-Visser, Adviseur Marketing en Communicatie bij Rabobank Alblasserwaard Vijfheerenlanden en in die hoedanigheid coördinator van de Rabobank-ondersteuningstrajecten. “De Rabobank is een maatschappelijk betrokken bank, op lokaal niveau dicht bij de samenleving.”

Om die betrokkenheid te benadrukken en de bank ook zichtbaar te maken bij de clubs, kreeg elke vereniging in de regio die met de steun van de Rabobank aan de slag ging, een eigen ambassadeur toegewezen. Louisa Diepenhorst was dat voor OKK. “Zij vertegenwoordigde de Rabobank bij de bijeenkomsten en dat heeft ze op een heel goede manier gedaan.”

Juist vanwege de grote lokale betrokkenheid van de Rabobank en de belangrijke rol van verenigingen in onze samenleving, is het idee dat verenigingen het ‘gereedschap’ krijgen om zichzelf staande te houden. “Ze moeten het op termijn zelf doen”, aldus Van den Tol-Visser. “Besturen moeten in staat zijn de vereniging op de juiste manier aan te sturen. Dan hebben ze veel meer aan kennis dan aan de bekende zak met geld. Met geld schaf je middelen aan en lever je een tegenprestatie. Maar OKK had grotere vragen. Waar willen we over een aantal jaren staan, hoe kunnen we de groei van de club gestalte geven en hoe betrekken we meer ouders als vrijwilliger? Geld biedt geen antwoord op die vragen.”

Er zijn meer clubs in de regio te noemen die met steun van de Rabobank voortvarend aan de slag gingen, zoals voetbalclub vv Peursum en de Gorinchemse basketbalvereniging Goba. Maar er waren ook enkele tegenvallers, clubs waar het traject niet van de grond kwam. Evaluatie van zowel de succesverhalen als de minder geslaagde projecten leverde een belangrijke voorwaarde voor een goed resultaat op: een duidelijke hulpvraag. “Een club moet scherp hebben wat het nodig heeft om verder te komen. En bestuursleden moeten die vraag ook allemaal kennen en erachter staan. Als de hulpvraag niet duidelijk is of het te veel tijd kost om die vraag te formuleren, is het moeilijk om adequate steun te bieden. Wij staan open voor een vervolg van de ondersteuning van OKK, maar ook dan geldt; we moet starten bij een heldere hulpvraag.”